Читать «Всему свое место. Необыкновенная история алфавитного порядка» онлайн

документов скорее увеличило, чем уменьшило зависимость от книг такого рода, что только показывает, насколько трудным был отход от практики использования гроссбухов. Копировальные тетради с технической точки зрения представляли собой новинку, но в части организации не давали каких-либо преимуществ. В этих тетрадях вместо обычной бумаги использовалась тонкая папиросная; исходящая корреспонденция писалась специальными копировальными чернилами на обычной бумаге, письмо помещалось под смоченным губкой листом папиросной бумаги, копировальную тетрадь закрывали и помещали в копировальный пресс; под давлением чернила отпечатывались на оборотной стороне папиросной бумаги, с которой могли быть прочитаны. Копировальный пресс обходился дешевле, чем сотрудник-переписчик, копировавший каждое письмо до его отправки; кроме того, новый способ гарантировал, что в копиях не будет ошибок.

Эта система предполагала, что в переписке участвовали по большей части два корреспондента: один в офисе, другой вне его. В действительности в деловой переписке обычно участвовали несколько человек, или групп, или компаний. По мере роста компаний возрастал и объем внутренней корреспонденции: служебные записки и графики, бюджеты и отчеты циркулировали между отделами. Помимо входящих и исходящих писем, администрация производила во множестве и другие виды документов: счета-фактуры, инвентарные описи, заказы на покупку, квитанции о продаже, документы о найме, табели учета рабочего времени – их также требовалось хранить так, чтобы можно было легко найти нужные документы. В XIX в. во многих случаях это подразумевало возвращение к старой системе ячеек.

Копировальный пресс в офисе, 1890-е гг.[508]

Еще в 1708 г. немецкий специалист по торговым вопросам советовал купцам заказать ящик или шкафчик с выдвижными полками для использования в качестве справочного инструмента или хранилища образцов товаров. В качестве примера первого он привел сундук с выдвижными ящиками – по одному на каждую букву алфавита, причем каждый ящик разделен далее на 64 секции, что давало в общей сложности 1536 мелких ячеек, по которым следовало распределять записи[509]. Мы не знаем, был ли такой сундук в действительности сооружен, и само его описание казалось бы фантазией, если только не обратить внимание на продукцию процветавшей некогда мебельной компании Wooton, основанной в Индиане в 1870 г. До конца XIX в. в ней преобладали два типа офисных столов: длинные столы, представлявшие собой конторки, или столы счетоводов, иногда наклонные и достаточно высокие, чтобы служащие могли стоять за ними или сидеть на высоком табурете; и небольшие переносные наклонные поверхности для письма, которые ставились поверх обычных или письменных столов – для удобства людей высокого роста. В некоторых переносных конторках снизу имелось небольшое пространство для хранения, а также один-два ящика; кроме того, выдвижные ящики могли быть и у письменных столов, на которые они ставились. Постепенно на их место стала приходить новая конторская мебель, более удобная для хранения бумаг: стол-бюро с выдвижной крышкой[510].

Письменная поверхность этих столов была почти такой же, как и раньше, – плоская поверхность, на которой при желании можно было расположить наклонную конторку. Но позади нее теперь помещалась встроенная секция с ящичками для сортировки и хранения документов. Более того, в конце рабочего дня служащий опускал крышку, закрывавшую и ящички, и письменную поверхность, и запирал ее на ключ, оставляя в сохранности все свои бумаги. Эти столы обрели популярность не только из-за безопасности хранения, которую они обеспечивали, но и благодаря встроенной секции, избавлявшей служащих от необходимости вести учет входящих/исходящих документов в переплетенных гроссбухах.

Запатентованный в 1874 г. письменный стол Woоton со скользящей крышкой представлял новшество не столько своим видом, сколько вместимостью, поскольку компания Wooton обещала покупателям почти бесконечное количество мест для хранения бумаг. В нем имелись выдвижные ящики, маленькие квадратные ячейки, длинные высокие отделения, широкие горизонтальные подставки для планов и карт, вертикальные стойки для гроссбухов, даже укрепленные сейфы – и все это теоретически располагалось в пределах досягаемости для пользователей, которые, сидя, могли достать нужный документ.

Письменный стол с ящичками для бумаг и распашными секциями[511]

В 1880-х гг. компания Wooton в рекламе новейшей модели обещала: «Сто десять отделений, все под замком. Место для всего, и все на своем месте. Полный порядок гарантирован. Без суеты, без траты времени и нервов»[512].

Но хотя стол-бюро от Wooton решал проблемы сортировки, хранения и поиска документов и позволял детально подразделять их на категории (в дополнение к ячейкам Локка, обозначенным буквами от A до Z, появились ячейки Aa, Ab, Ac и т. д.), он не давал решения задачи, все более насущной в канцеляриях Нового времени: доступ к одному и тому же набору документов требовался множеству людей. Для этого, почти одновременно с невероятно дорогими столами Wooton, появилось более простое решение, которое в долгосрочной перспективе внесло куда более значимый вклад в развитие методов классификации: речь идет о модифицированной версии коробки «Соландер», известной сейчас как папка-регистратор. Первые ее варианты были в ходу начиная с середины XIX в., и уже тогда в них угадывалась будущая стандартная модель: коробка с откидной крышкой, куда можно было складывать письма, контракты или другие документы. Преимущество ее устройства перед копировальными тетрадями состояло в том, что входящие письма могли чередоваться с копиями исходящей корреспонденции, а также с любыми другими относящимися к делу документами, которые, таким образом, можно было собрать и расположить в одном месте. Тем не менее документы, хранившиеся в таких коробках, по большей части продолжали сортироваться по хронологии: каждая новая бумага помещалась сверху – до тех пор, пока папка не заполнялась, после чего она датировалась и поступала на хранение.

Письменный стол Woоton (после 1875 г.)[513]

Таким образом, хотя папки-регистраторы представляли собой шаг вперед по сравнению с гроссбухами, они по-прежнему не решали проблему классификации или сортировки и не облегчали поиск отдельной бумаги среди множества других. Чтобы достать более старый документ, следовало поднять все более поздние, при этом возникал риск нарушения исходного порядка. Каждый футляр к тому же был отдельной единицей и требовал всякий раз начинать заново расположение материала по хронологии или в ином порядке. В 1868 г. была выпущена новая модель канцелярского шкафа-картотеки (первый такой шкаф, вероятно, был продан в США фирмой Amberg File and Index Co.), однако она попросту воспроизводила принцип папки-регистратора в предмете мебели: шкаф содержал множество выдвижных ящиков, в которых бумаги укладывались горизонтально, а потому, как и в папках-регистраторах, обычно